1. Zawsze planuj swoje działania – łatwiej wówczas przygotować rozliczenie.
2. Nie próbuj twórczo interpretować zasad czy formatów, rób dokładnie, to co mówią instrukcje.
3. Unikaj rutyny – każdy program grantowy, mimo podobnego formatu, może zawierać inne zasady, kryteria i warunki.
4. Pisz jasno, precyzyjnie, staraj się nie używać ozdobników stosuj równoważniki zdań, przedstawiaj w punktach najważniejsze elementy.
5. Pamiętaj, że w każdym rozliczeniu każdy element jest ważny niczego nie pomijaj, nie zostawiaj pustych miejsc.
6. Zwróć uwagę na zatwierdzony budżet, jego kategorie są przejrzyste z prostą kalkulacją kosztów.
7. Sprawdź czy rozliczenie jest wewnętrznie spójne, to znaczy, czy sprawozdanie merytoryczne (podejmowane działania), budżet i rezultaty mają wspólny mianownik.
8. Przed złożeniem rozliczenia sprawdź jego zgodność pod względem rachunkowym i poproś by zrobiła to również co najmniej jeszcze jedna osoba.

Zdobycie potrzebnej dotacji jest połową sukcesu. Na jego drugą połowę składa się udana realizacja zamierzonego projektu oraz sprawne i terminowe rozliczenie dotacji.
Celem rozliczenia jest udowodnienie, że otrzymaną dotację wykorzystaliśmy zgodnie z deklarowanym przeznaczeniem i przedstawionym planem finansowym oraz w podanym terminie.

Stosuj się do przedstawionych poniżej zasad by osiągnąć 100 % sukcesu:

• Przestrzegaj wyznaczonych terminów rozliczeń (cząstkowych i całkowitych),
• Wszelkie zmiany w strukturze finansowania projektu, terminach realizacji czy też zmiany merytoryczne powinny być zgłaszane na bieżąco i to w formie prośby o akceptację.
• Rozliczenie finansowe musi być porównywalne z planem kosztów i zawierać te same pozycje.
• Jeśli rozliczenie końcowe wskazuje, iż nie wydatkowaliśmy wszystkich środków, musimy zwrócić je sponsorowi. W przypadku, gdy zostają nam środki lepiej spróbować poprosić odpowiednio wcześniej o przedłużenie realizacji dotowanych działań.

Dokumenty potwierdzające poniesienie kosztu obejmują:

1. Prace, dostawy i usługi:
   oferty dostawców,
   umowy lub zamówienia,
   faktury i dowody płatności lub rozliczenia faktur; jeżeli dostawy pochodzą z magazynów własnych, faktury powinny odzwierciedlać cenę uiszczoną w chwili zakupu; kopia faktury zakupu musi być załączona;
   jeżeli chodzi o paliwo i ropę, dotowany powinien przechowywać listę zbiorczą przejechanych kilometrów, średnie zużycie pojazdów, koszty paliwa, jak również koszty utrzymania pojazdów.
2. Koszty osobowe:
   oświadczenie o wydatkach na pracowników zagranicznych i/lub z Unii Europejskiej (jeżeli wdrażanie ma miejsce w Europie) za miesiąc wykonanej pracy; wydatki zostaną oszacowane na podstawie stawek za sprawdzalne, przepracowane jednostki czasu oraz w rozbiciu na wynagrodzenie brutto, opłaty na ubezpieczenie społeczne, ubezpieczenie oraz wynagrodzenie netto,
   oświadczenie o wydatkach związanych z lokalnie zatrudnionymi pracownikami na umowach czasowych lub na czas nieokreślony, ze szczegółami dotyczącymi wynagrodzeń wypłaconych gotówką lub w naturze, należycie potwierdzonymi przez odpowiedzialną za to osobę, w rozbiciu na wynagrodzenie brutto, opłaty na ubezpieczenie społeczne,  ubezpieczenie oraz wynagrodzenie netto.
3. Wkład bezgotówkowy - są to dobra i usługi takie jak:
   zasoby ludzkie (wyceniona praca społeczna),
   zasoby materialne (sprzęt, materiały biurowe, pomieszczenia biurowe, sale szkoleniowe itp.),
   zasoby finansowe (składki członkowskie, podróże lokalne, telefon, koszty utrzymania lokalu).

Nie powstaje koszt w rozumieniu księgowym, ale musiałby zaistnieć gdyby organizacja nie zadeklarowała, że udostępni posiadane zasoby na rzecz projektu, które to dobra można oszacować w wymiarze finansowym, pieniężnym.
Wysokość deklarowanego wkładu własnego nie może być wyższa, niż rynkowe stawki dot. wykonywanej pracy, zakupionego lub użytkowanego sprzętu etc.

• Dokumentami potwierdzającymi wkład własny są np.:
  Oświadczenia o użytkowaniu sprzętu, udostępnieniu sali,
  Umowa o pracę wolontarystyczną
• Rozliczenie projektu zawiera odpowiedzi na pytania:
  Jaki jest całkowity koszt projektu? Jaki jest wkład finansowy naszej organizacji? Jaki jest nasz wkład bezgotówkowy? Jakie środki pochodzą od fundatorów? Jakim procencie wykorzystaliśmy dotację, o którą występowaliśmy do sponsora? Co składa się na daną sumę kosztów?
• Rozliczenie projektu powinno być:
  dobrze przemyślane i spójne
  ukazujące pełny koszt przedsięwzięcia z naszym wkładem własnym i udziałem innych sponsorów
  szczegółowe, oparte o konkretne podstawy- koszty realne
  zgodne z częścią opisową projektu - harmonogramem
  zachowujące proporcje pomiędzy kosztami płacowymi i administracyjnymi a kosztami  związanymi  bezpośrednio z projektem
  wykazane koszty powinny być uzasadnione i konieczne dla zrealizowania projektu

Błędy pojawiające się w momencie przyznania, realizacji i rozliczania dotacji:

1. Rozliczenie dotacji następuje w oparciu o rachunki/faktury będące dowodami dokonania wydatków przed datą zawarcia umowy,
2. Naruszenie ustawy o zamówieniach publicznych przez stosowanie niewłaściwego trybu postępowania przy udzielaniu zamówienia (udzielanie zamówień tylko z wolnej ręki),
3. Wydatki ponoszone przez organizacje nie są objęte kalkulacją kosztów stanowiącą załącznik do porozumienia (jednocześnie występują: przekraczanie limitów kosztów, brak rozliczeń niektórych kategorii kosztów),
4. Brak akceptacji rozliczonych rachunków pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym przez osobę odpowiedzialną w imieniu realizatora projektu,
5. Zbyt późno składane są rozliczenia /sprawozdania merytoryczne i finansowe z realizacji dotacji (w umowach terminy są wyraźnie określone),
6. Przedstawienie rachunków/faktur wystawionych po terminie realizacji zadania – po siedmiu  dniach od daty sprzedaży towaru lub usługi,
7. Dostarczane są błędne dowody poniesionych kosztów tj.: dowody dostaw, bilety, zamiast rachunków itp.,